InterPARES 2

Présentation

Les travaux d’InterPARES

D’InterPARES 1 à IP Trust

L’apport d’InterPARES 2

Conséquences de l’élargissement du périmètre aux documents interactifs, expérientiels et dynamiques

Composant numérique, documents stocké, document conservé

Les documents prospectifs (documents d’instructions, documents instrumentaux)

Les concepts de fiabilité, d’exactitude et d’authenticité revus à cette aune

InterPARES propose des concepts innovants

Concept d’authenticité collective

Concept d’original, copies authentiques

Variabilité limitée

Archiviste, tiers de confiance

Traduction

Nature du projet InterPARES

Objectifs de la traduction

Sommaire

InterPARES 1 Filiation des éléments composant la grille d’analyse (pré-InterPARES) : de la diplomatique médiévale à la diplomatique contemporaine - Marta Maftei, Ian McAndrew

1. Introduction

2. Sources

3. Les modèles du projet UBC

Modèle 1 Qu’est-ce qu’un document d’archives dans l’environnement traditionnel ?

I. Diplomatique

II. Archivistique

Modèle 2 Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans l’environnement traditionnel ?

Modèle 3 Qu’est-ce qu’un document d’archives fiable dans l’environnement traditionnel ?

Modèle 4 Qu’est-ce qu’un document d’archives authentique dans l’environnement traditionnel ?

Modèle 5 Quand un document d’archives est-il produit dans l’environnement électronique ?

Modèle 6 Quand un document d’archives complet est-il produit dans l’environnement électronique ?

Documents textuels sous forme électronique

Documents non textuels sous forme électronique

Conclusion

Modèle 7 Comment un document d’archives fiable est-il produit dans l’environnement électronique ?

Modèle 8 Comment l’authenticité d’un document d’archives électronique est-elle garantie et/ou prouvée ?

4. Liste descriptive des composants d’un document d’archives numérique selon la diplomatique contemporaine

Introduction

Sources

Composants d’un document d’archives électronique

Partie 1 Études de cas et études générales dans les domaines des arts, des sciences et de l’administration - Yvette Hackett, William Underwood, Philip Eppard

Introduction

Contexte et mission

Travaux de recherche

Méthodologie de recherche

Études de cas

Composition des équipes

Questionnaire de recherche

Critères de sélection

Documentation complémentaire

Représentations et visionnages des œuvres

Études générales

Composition des équipes

Critères de sélection

Recension de la littérature

Outils d’analyse

Modélisation

Analyse diplomatique

Terminologie

Validation des études de cas

Cadre de restitution des études de cas

Prototypage de solutions

Présentation des résultats des travaux

Domaine 3 – Administration

Équipe de recherche

Sélection des études de cas

Résumé des études de cas

Étude de cas n° 5 : expositions virtuelles des Archives de l’Ontario (Archives of Ontario Web Exhibits)

Étude de cas n° 12 : la base de données du Traité sur l’Antarctique (Antarctic Treaty Searchable Database)

Étude de cas n° 17 : le système de services en ligne du Département des véhicules automobiles de l’État de New York (New York State Department of Motor Vehicles On-line Services System)

Étude de cas n° 18 : l’informatisation du livre foncier d’Alsace-Moselle (France)

Étude de cas n° 20 : le Service des impôts en ligne (Revenue On-Line Service, ROS) de l’administration irlandaise

Étude de cas n° 21 : le système de dépôt électronique (Electronic Filing System, EFS) de la Cour suprême de Singapour

Étude de cas n° 24 : la conservation de la base de données du SIG de la ville de Vancouver (VanMap)

Étude de cas n° 25 : le site web de Legacoop Bologna

Études générales conduites par le Domaine 3

Conclusions spécifiques au domaine de l’administration

Conclusions générales des équipes sectorielles

Références

Bibliographies

Partie 2 Production et maintenance des documents d’archives - Martine Cardin

Introduction

Contexte et mission

L’équipe de recherche

Fondements conceptuels

Production

Maintenance

La production et la maintenance dans le contexte du cycle de vie des documents d’archives

Description des études de cas

Les producteurs de documents d’archives

Contextes des producteurs

Activités donnant lieu à la production de documents

Réponses au questionnaire de recherche

Question 1a

Question 1b

Question 2

Question 3

Question 4

Domaine de l’administration

Remarques générales

Question 5

Question 6

Question 7

Partie 3 Authenticité, fiabilité et exactitude des documents d’archives numériques dans les domaines artistique, scientifique et de l’administration - John Roeder, Philip Eppard, William Underwood, Tracey P. Lauriault

Introduction

Contexte et mission

L’équipe de recherche

Méthodologie et questionnaire de recherche

Domaine 3 – Administration

Périmètre de recherche

Analyse conceptuelle : authenticité, exactitude et fiabilité dans la littérature sur l’administration électronique

Authenticité, exactitude et fiabilité dans les études de cas du domaine de l’administration

Conclusions

Pertinence des Conditions de référence requises définies par InterPARES 1

Vers des principes directeurs pour la production et la maintenance de documents d’archives authentiques et fiables

Partie 4 Méthodes d’évaluation et de conservation - Yvette Hackett

Introduction

Contexte et mission

L’équipe de recherche

Questionnaire de recherche

Conclusions

Réponses au questionnaire de recherche

Question 1

Questions 2 et 3

Question 4

Vers des principes directeurs pour conserver des documents d’archives numériques authentiques

Partie 5 Modéliser la production, la maintenance et la conservation de documents d’archives numériques - Terry Eastwood, Randy Preston

Préambule

Le modèle de Chaîne archivistique

Introduction

Finalité, périmètre et point de vue du modèle

Présentation du modèle de Chaîne archivistique

Gérer la chaîne archivistique (A-0)

Contraintes sur les activités appliquées aux documents d’archives

Mécanismes entrant dans les activités appliquées aux documents d’archives

Activités appliquées aux documents d’archives : flux entrants (inputs)

Activités appliquées aux documents d’archives : flux sortants (outputs)

Les quatre grandes activités appliquées aux documents d’archives

I. Gérer le cadre conceptuel de la chaîne archivistique (A1)

Identifier les besoins (A1.1)

Conception des différents éléments du cadre conceptuel (A1.2)

Déployer la démarche (A1.3)

Maintenir la démarche (A1.4)

II. Gérer les documents d’archives dans un système de gestion (A2)

Contrôler la performance du système de gestion (A2.1)

Gérer la création et la réception des documents (A2.2)

Gérer la prise en charge des documents (A2.3)

III. Gérer les documents d’archives dans un système de records management (A3)

Contrôler la performance du système de records management (A3.1)

Gérer la maintenance des documents archivés (A3.2)

Gérer les informations sur les documents archivés (A3.2.1)

Gérer l’indexation des documents archivés (A3.2.2)

Gérer le stockage des documents archivés (A3.2.3)

Gérer l’accès aux documents archivés (A3.3)

Contrôler la performance du système d’accès du système (A3.3.1)

Permettre la recherche des documents et/ ou d’informations (A3.3.2)

Gérer les demandes de documents et/ou d’informations (A3.3.3)

Gérer le tri et le sort final des documents (A3.4)

IV. Gérer les documents dans un système de conservation définitive (A4)

Contrôler la performance du système (A4.1)

Évaluer les documents en vue de la conservation définitive (A4.2)

Contrôler la performance du système de sélection (A4.2.1)

Analyser les documents en vue de leur conservation définitive (A4.2.2)

Déterminer le sort final des documents (A4.2.3)

Contrôler les résultats de l’évaluation archivistique (A4.2.4)

Acquérir les documents sélectionnés (A4.3)

Contrôler la performance du système d’acquisition (A4.3.1)

Traiter les transferts de documents (A4.3.2)

Enregistrer le versement des documents (A4.3.3)

Conserver les documents (A4.4)

Gérer les informations sur les documents conservés (A4.4.1)

Gérer le classement des documents (A4.4.2)

Gérer la description des documents (A4.4.3)

Gérer le stockage des documents conservés (A4.4.4)

Représenter et communiquer les documents (A4.5)

Contrôler la performance du système d’accès (A4.5.1)

Faciliter la recherche des documents et /ou informations (A4.5.2)

Gérer les demandes de documents et/ou informations (A4.5.3)

Partie 7 Structurer les relations entre les producteurs et les services d’archives en charge de la conservation définitive des documents - Luciana Duranti, Jim Suderman, Malcolm Todd

Introduction

Méthodologie de recherche

Données des études de cas

Recommandations : thèmes à retenir par les politiques publiques

Thème 1 : un cadre politique global pour le records management est nécessaire afin de soutenir les activités d’une société fortement dépendante des technologies de l’information.

Thème 2 : une définition plus large et plus précise du document d’archives est nécessaire.

Thème 3 : les processus métier sont répartis entre de nombreux systèmes.

Thème 4 : les politiques de conservation sont inadaptées ou inexistantes.

Réponses au questionnaire de recherche

Le records management et l’environnement actuel

Approche commune et respect des différences culturelles

Tenir compte des obligations légales et morales

Principes pour l’évaluation et la conservation

Fonder les politiques nationales sur une base commune

Critères pour la définition de politiques au sein des organisations

Vers des principes pour l’élaboration de politiques

Annexe 2 Le concept de document d’archives dans les environnements interactifs, expérientiels et dynamiques : le point de vue d’InterPARES - Luciana Duranti, Kenneth Thibodeau

Les conclusions d’InterPARES 1

Les environnements interactifs, expérientiels et dynamiques

Les documents interactifs, expérientiels et dynamiques

Les documents interactifs

Les documents expérientiels

Les documents dynamiques

Conclusions sur les catégories de documents numériques

Les documents d’archives interactifs, expérientiels et dynamiques

Conserver des documents d’archives interactifs, expérientiels et dynamiques

Conclusion

Annexe

Annexe 19 Principes pour l’élaboration de politiques, de stratégies et de normes pour la conservation sur le long terme des documents d’archives numériques

Introduction

Structure des principes

Principes à l’usage des producteurs de documents d’archives

(P1) Les objets numériques doivent avoir un contenu stable et une forme fixe pour être considérés comme des documents d’archives et pouvoir être conservés dans le temps. (A5)

(P2) Les procédures de production des documents d’archives doivent garantir que les composants numériques des documents pourront être maintenus séparément et réassemblés dans le temps. (A4)

(P3) Les conditions requises pour la production et la maintenance des documents d’archives doivent être formulées en fonction des finalités assignées aux documents, et non des technologies disponibles ou choisies pour leur production ou leur archivage. (A6)

(P4) Les politiques, stratégies et normes pour la production et la maintenance de documents d’archives doivent apporter des réponses explicites et individualisées aux problèmes de fiabilité, d’exactitude et d’authenticité des documents. (A2)

(P5) Un système digne de confiance doit être utilisé pour produire des documents d’archives qui puissent être présumés fiables.

(P6) Un système de records management de confiance doit être utilisé pour maintenir des documents d’archives qui puissent être présumés exacts et authentiques. (A11, A12)

(P7) Les considérations sur la conservation doivent être intégrées à toutes les activités impliquées dans la production et la maintenance des documents d’archives si un producteur souhaite maintenir et conserver des documents exacts et authentiques par-delà ses besoins opérationnels. (A7)

(P8) Un service d’archives tiers de confiance doit être désigné pour prendre en charge les documents d’archives du producteur. (A1)

(P9) Tous les processus métier qui contribuent à la production et/ou à l’utilisation des mêmes documents d’archives doivent être explicitement documentés. (A10)

(P10) Les droits de propriété intellectuelle tiers attachés aux documents d’archives du producteur doivent être explicitement identifiés et gérés dans les systèmes de gestion et d’archivage des documents. (A8)

(P11) Les droits et obligations relatifs aux données à caractère personnel attachés aux documents d’archives du producteur doivent être explicitement identifiés et protégés dans les systèmes de gestion et d’archivage des documents. (A9)

(P12) Les procédures de partage des documents entre différents systèmes juridiques doivent être définies sur la base des obligations légales sous lesquelles les documents sont produits. (A13)

(P13) Les reproductions d’un document faites par le producteur dans le cours habituel de son activité et aux fins de celle-ci, au titre de ses activités d’archivage, ont les mêmes effets que la première représentation du document et toutes doivent être considérées à tout moment comme documents d’archives du producteur. (A3)

Principes à l’usage des services d’archives en charge de la conservation définitive

(A1) Le service d’archives désigné a le rôle d’un archiviste tiers de confiance. (P8)

(A2) Les politiques, stratégies et normes pour la conservation des documents d’archives doivent apporter des réponses explicites et individualisées aux problèmes d’exactitude et d’authenticité des documents. (P4)

(A3) Les reproductions des documents d’archives d’un producteur réalisées à des fins de conservation par l’archiviste tiers de confiance doivent être considérées comme des copies authentiques des documents du producteur. (P13)

(A4) Les procédures de conservation des documents d’archives doivent garantir que les composants numériques des documents pourront être maintenus séparément et réassemblés dans le temps. (P2)

(A5) Les copies authentiques destinées à la conservation ne doivent être faites qu’à partir des documents d’archives du producteur ; c’est-à-dire, à partir d’objets numériques ayant un contenu stable et une forme fixe. (P1)

(A6) Les conditions requises de conservation doivent être formulées en fonction de la finalité ou de l’objectif assigné à la conservation, et non en fonction des technologies disponibles. (P3)

(A7) Les considérations sur la conservation doivent être intégrées à toutes les activités de chaque phase du cycle de vie des documents d’archives si l’on veut garantir leur authenticité sur le long terme. (P7)

(A8) Les droits de propriété intellectuelle tiers attachés aux documents d’archives du producteur doivent être explicitement identifiés et gérés dans le système de conservation. (P10)

(A9) Les droits et obligations relatifs aux données à caractère personnel attachés aux documents d’archives du producteur doivent être explicitement identifiés et protégés dans le système de conservation. (P11)

(A10) L’évaluation archivistique doit identifier et analyser tous les processus métier qui contribuent à la production et/ou l’utilisation des mêmes documents d’archives. (P9)

(A11) L’évaluation archivistique doit évaluer l’authenticité des documents d’archives. (P6)

(A12) La description archivistique doit être utilisée comme authentification collective des documents d’un fonds d’archives. (P6)

(A13) Les procédures d’accès aux documents dans d’autres systèmes juridiques que celui où ils ont été produits doivent être définies sur la base de l’environnement juridique dans lequel les documents d’archives ont été produits. (P12)

Annexe 20 Principes directeurs à l’usage des producteurs Produire et maintenir des documents numériques : recommandations à l’usage des particuliers et des petites structures - Philippe Eppard

Introduction

Définitions

Recommandations

1. Privilégier le matériel informatique, les logiciels et les formats de fichiers qui assureront la meilleure accessibilité aux documents numériques au fil du temps.

2. Veiller à ce que le contenu et la forme des documents numériques maintenus en tant que documents d’archives soient stables et fixes.

3. S’assurer que les documents numériques sont correctement identifiés.

4. S’assurer que les documents numériques contiennent les informations qui aideront à vérifier leur intégrité.

5. Organiser les documents numériques en ensembles logiques.

6. Utiliser des techniques d’authentification qui favorisent la maintenance et la conservation des documents numériques.

Authentification indépendante de la technologie

Authentification basée sur la technologie

7. Protéger les documents numériques d’actions non autorisées.

8. Protéger les documents numériques des pertes et altérations accidentelles.

9. Prendre des mesures contre l’obsolescence du matériel informatique et des logiciels.

10. Prendre en compte les enjeux de la conservation sur le long terme.

Conclusion

Annexe 21 Principes directeurs à l’usage des services d’archives en charge de la conservation définitive. Préserver des documents numériques : recommandations à l’usage des organisations. - Yvette Hackett

Introduction

1. Gérer la chaîne archivistique (A1)

1.1. Définir la portée et les objectifs

1.2. Obtenir des moyens

1.3. Mettre l’accent sur les documents d’archives nativement numériques

1.4. Apporter des conseils

1.5. Prêcher par l’exemple

1.6. Définir des procédures

1.7. Mettre en œuvre des politiques de maintenance

2. Évaluer les documents d’archives afin de décider de leur sort final (A4.2)

2.1. Évaluer les documents dès le début

2.2. Repérer les propriétaires multiples

2.3. Évaluer l’authenticité des documents

2.4. Documenter l’évaluation de l’authenticité

2.5. Contrôler périodiquement les documents d’archives à conserver sur le long terme

2.6. Actualiser l’évaluation archivistique

2.7. Identifier tous les composants numériques

2.8. Conduire une étude de faisabilité

3. Prendre en charge les documents d’archives retenus pour une conservation définitive (A4.3)

3.1. Élaborer conjointement un plan pour le versement

3.2. Mettre en application des procédures normalisées

3.3. Garder le plus ancien format logique disponible

3.4. Éviter les doublons

3.5. Documenter toutes les activités de traitement

4. Conserver les documents d’archives versés (A4.4)

4.1. Décrire les documents d’archives

4.2. Déterminer les conséquences juridiques des mesures de conservation

4.3. Confirmer l’efficacité de la politique de conservation retenue

4.4. Maintenir des conditions de stockage appropriées

5. Communiquer les documents d’archives (A4.5)

5.1. Expliquer la méthode de production des copies de consultation

5.2. Fournir aux utilisateurs les informations techniques nécessaires

Conclusion

Annexe 21a Conditions de référence requises pour étayer la présomption d’authenticité des documents d’archives numériques

Préambule

Conditions de référence requises (Groupe A)

Condition de référence A.1 : indication des attributs et du lien avec le document

Condition de référence A.2 : droits d’accès étendus

Condition de référence A.3 : procédures de protection : perte et corruption des documents d’archives

Condition de référence A.4 : procédures de protection : supports et technologie

Condition de référence A.5 : définition de la forme documentaire

Condition de référence A.6 : authentification des documents d’archives

Condition de référence A.7 : identification de l’exemplaire faisant autorité

Condition de référence A.8 : retrait et versement de la documentation correspondante

Commentaires sur les conditions de référence requises à l’appui de la présomption d’authenticité des documents d’archives électroniques

A.1 Indication des attributs et du lien du document d’archives

A.2 Droits d’accès étendus

A.3 Procédures de protection : perte et corruption de documents

A.4 Procédures de protection : supports et technologie

A5. Définir la forme documentaire

A.6 Authentification des documents d’archives

A.7 Identification du document d’archives faisant autorité

A.8 Retrait et versement de la documentation correspondante

Annexe 21b Conditions de base requises pour la production de copies authentiques de documents d’archives numériques

Conditions de base requises (Groupe B)

Condition de base B.1 : mesures de contrôle du versement, de la maintenance et de la reproduction des documents d’archives

Condition de base B.2 : documentation du processus de reproduction et de ses incidences

Condition de base B.3 : description archivistique

Commentaires sur les conditions de base requises pour la production de copies authentiques de documents d’archives numériques

B.1 Mesures de contrôle sur le versement, la maintenance et la reproduction des documents

B.2 Documentation du processus de reproduction et de ses incidences

B.3 Description archivistique

Annexe 21c Politiques de maintenance et de conservation des documents d’archives numériques

Préambule

A. Politiques de maintenance

A1. Définition des responsabilités

A2. Mise en place d’une infrastructure technique adaptée

A3. Maintenance, support et remplacement des systèmes

A4. Migration périodique des données sur de nouveaux supports de stockage

A5. Respect de conditions climatiques appropriées pour les supports de stockage

A6. Redondance et localisation géographique

A7. Sécurité des systèmes

A8. Plan de prévention des sinistres et plan de restauration

B. Politiques de conservation

B1. Utilisation de normes et de standards

B1.1. Formats auto-descriptifs (conservation dans un format pérenne, balisage)

B1.2. Encapsulation

B1.3. Limiter l’éventail de formats à gérer (normalisation)

B1.4. Conversion

B2. Dépendance technologique

B2.1. Préservation de la technologie

B2.2. Dépendance à l’égard de la rétrocompatibilité

B2.3. Ré-ingénierie logicielle

B2.4. Visualiseurs et conversion au point d’accès

B2.5. Émulation

B3. Méthodes non numériques

B4. Restauration des données (archéologie numérique)

Glossaire