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InterPARES 1
Filiation des éléments composant la grille d’analyse (pré-InterPARES) : de la diplomatique médiévale à la diplomatique contemporaine1

III. Diplomatique contemporaine

1. Introduction

Les articles écrits par Luciana Duranti entre 1989 et 1993 ont jeté les bases d’un projet de recherche conduit de 1994 à 1997 à l’University of British Columbia (UBC), intitulé « The Preservation of the Integrity of Electronic Records » (« La préservation de l’intégrité des documents d’archives numériques »). Le but de ce projet était d’identifier et de définir conceptuellement le document d’archives et les conditions nécessaires pour garantir sa fiabilité et son authenticité, dans les phases d’archivage courant et intermédiaire. Les chercheurs ont commencé par formuler un ensemble de postulats généraux quant à la nature du document d’archives dans un environnement d’archivage contemporain (et essentiellement papier) et aux conditions nécessaires pour garantir sa fiabilité et son authenticité. Ces postulats ont ensuite été interprétés à l’aune des systèmes électroniques. Cette interprétation a conduit à la formulation d’un certain nombre d’hypothèses concernant les composants nécessaires et suffisants d’un document d’archives électronique complet, fiable et authentique. Ces hypothèses s’inspiraient des concepts et méthodes de l’archivistique et de la diplomatique, intégrant par là même une double perspective, celle de la diplomatique, qui étudie la forme des documents, et celle de l’archivistique qui étudie les documents en tant qu’ensembles. Les Modèles (Templates) du projet UBC formalisent ces hypothèses.

2. Sources

Introduction :

MacNeil, Heather. Trusting Records : Legal, Historical and Diplomatic Perspectives. Dordrecht : Kluwer, 2000.

Modèles du projet UBC :

« The Preservation of the Integrity of Electronic Records », 27 mai 1999, <http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/index.htm>

3. Les modèles du projet UBC

Modèle 1
Qu’est-ce qu’un document d’archives dans l’environnement traditionnel ?
I. Diplomatique

Document d’archives = un document produit ou reçu dans l’exercice d’une activité pratique (voir « Activité pratique »)

Document = preuve écrite de faits ou d’actions juridiques2

Preuve = attestation de faits rapportés ; relation de faits observés

Preuve écrite = preuve produite sur un support au moyen d’un instrument d’écriture ou d’un appareil pour fixer des données, des images ou des voix3

Faits = comportements humains ou événements naturels

Faits juridiques = faits pris en considération par un système juridique.

Système juridique = système de règles régissant un groupe social

Système de règles = toutes les règles perçues comme contraignantes à tout moment et en tout lieu par un groupe social donné4

Produit = créé ou reçu

Activité = ensemble ou succession d’actions entreprises dans un but donné

Activité pratique = activité dont le but n’est pas l’activité en elle-même, mais la production d’effets capables d’influencer des situations

En résumé : un document d’archives est un document, produit sur un support dans l’exercice d’une activité pratique, qui atteste de faits pris en considération de règles reconnues comme contraignantes par un groupe social5.

Sur la base de cette définition, les composants nécessaires d’un document d’archives sont :

  • 1. le support = élément matériel qui accueille le contenu, c’est-à-dire le témoignage des faits
  • 2. le contenu = les faits relatés dans le document6
  • 3. la forme = manière dont le contenu est représenté = toutes les caractéristiques du document, déterminées par l’application des règles de représentation d’un contenu dans un environnement donné. La forme se décompose en :
    • forme matérielle = caractéristiques de l’aspect extérieur du document, telles que le format, les couleurs, etc. Ces caractéristiques sont également appelées « caractères externes ».
    • forme intellectuelle = caractéristiques de la composition interne du document. La forme intellectuelle peut être décomposée en :
      • configuration du contenu = mode d’expression du contenu : texte, graphiques, images ou une combinaison de ceux-ci
      • structuration du contenu = les éléments de la rédaction et leur agencement, c’est-à-dire, ce qui détermine la différence entre une lettre et une note, ou entre un diagramme et une carte, par exemple
      • additions = ajouts apportés au contenu du document après l’élaboration de celui-ci
  • 4. les acteurs = entités que le système juridique reconnaît comme ayant la capacité d’agir, c’est-à-dire, de produire des conséquences par l’exercice de la volonté. Les acteurs peuvent être des personnes physiques ou morales. Trois acteurs sont nécessaires pour qu’un document existe :
    • l’auteur = personne compétente pour créer le document, qui est émis par elle ou sur son ordre, ou en son nom. L’auteur d’un document peut être ou non l’auteur de l’action dont le document résulte (voir ci-dessous « actions »).
    • le destinataire = personne à qui le document est adressé. Le destinataire d’un document peut être ou non concerné par l’action (le destinataire peut être distinct du bénéficiaire) (voir ci-dessous « actions »).
    • le rédacteur = personne responsable de la forme intellectuelle du document7. La fonction de rédacteur et celle de secrétaire sont distinctes.

    D’autres acteurs peuvent être impliqués dans la création d’un document mais ils ne sont pas nécessaires à son existence :

    • le contresignataire = personne qui valide la forme du document, sa procédure de création ou son contenu8.
    • le témoin = personne qui signe le document afin de lui conférer solennité ; d’authentifier la signature de l’auteur, le contenu du document ou son élaboration ; ou de déclarer qu’une action pour laquelle sont requises une forme orale et une forme écrite (un serment par exemple) a eu lieu en sa présence.
  • 5. les actions = mouvements de la volonté ayant pour but de créer, maintenir, modifier ou mettre un terme à des situations. Un type particulier d’action est la transaction = une action capable de modifier la relation entre deux ou plusieurs personnes9.

En résumé : les composants nécessaires d’un document d’archives sont le support, le contenu, la forme, les acteurs, les actions. L’intention de l’auteur de transmettre le document (à travers le temps ou l’espace) et la capacité de celui-ci à être transmis sont induits par l’existence nécessaire d’un destinataire. L’intention de transmettre et la capacité du document à être transmis impliquent également la lisibilité et l’intelligibilité du document par le destinataire au moment de la création (voir « production » dans la section « archivistique » ci-dessous).

Les conditions minimales pour qu’un document d’archives existe sont :

  • le support
  • le contenu
  • la forme
  • les acteurs
  • les actions

Les conditions implicitement requises sont :

  • l’intention de transmettre
  • la capacité d’être transmis
  • lisibilité par le destinataire dès le stade de la création
  • intelligibilité par le destinataire dès le stade de la création

Question

La transmission et la communication effectives sont-elles des composants nécessaires ? (réponse provisoire : ce n’est pas nécessaire pour qu’un document soit « créé », c’est-à-dire pour qu’il existe pour l’auteur ; mais ça l’est pour qu’un document soit « reçu », c’est-à-dire pour qu’il existe pour le destinataire – voir « production »)

II. Archivistique

Archives = documents d’archives

Documents d’archives = documents produits ou reçus par une personne physique ou morale en vue d’accomplir ses objectifs ou dans l’exercice de ses fonctions

Document = information enregistrée, consignée

Information = renseignements donnés = connaissance transmise

Enregistrée = fixée sur un support sous une forme stable

Produit = créé ou reçu. Un document est créé lorsque son élaboration dans la forme voulue est terminée et que le document est sélectionné pour transmission (à travers le temps ou l’espace), information et utilisation, ou en vue d’une action ultérieure. Un document est reçu lorsqu’il parvient au destinataire voulu et qu’il est sélectionné pour transmission, information et utilisation, ou en vue d’une action ultérieure. La conservation est un préalable pour que des relations10 existent entre les documents.

Fonction = ensemble des activités mobilisées au service d’un objectif donné. Lorsque ces activités sont en tout ou partie attribuées à une personne, elles constituent une compétence

En résumé : les archives sont les documents créés ou reçus par une personne physique ou morale dans le cours de son activité.

Sur la base de cette définition, nous pouvons ajouter deux composants nécessaires, outre ceux identifiés par la diplomatique :

  • le producteur = personne physique ou morale qui créé ou reçoit les documents d’archives dans le cours de son activité
  • le lien archivistique = relations que, du fait des circonstances de leur production, les documents ont avec leur producteur, avec l’activité à laquelle ils participent et entre eux. Le lien archivistique est originel (il naît lorsque le document est créé ou reçu), nécessaire (il existe pour tout document) et déterminé (il est caractérisé par la finalité du document).

Dès lors, les archives sont nécessairement composées de documents et de leurs relations. Il s’ensuit que tout document de toute nature qui acquiert des relations avec un groupe de documents d’archives doit lui-même être considéré comme un document d’archives, conformément à la règle fondamentale gouvernant toute organisation, selon laquelle chaque entité individuelle acquiert les caractéristiques de l’ensemble auquel elle appartient.

L’ordre est-il un composant nécessaire ? L’existence d’un ordre intellectuel étant induite par le lien archivistique, l’ordre est une conséquence nécessaire de l’existence d’un tel lien.

Modèle 2
Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans l’environnement traditionnel ?

DOCUMENT D’ARCHIVES COMPLET = un document d’archives qui possède tous les éléments de forme requis par le système juridique dans lequel il est produit. La complétude est conférée à un document par la présence de tous les éléments requis de sa forme intellectuelle, en particulier les caractéristiques de structuration du contenu et les additions.

Forme intellectuelle = éléments de la composition interne du document d’archives

Ce sont, quel qu’en soit l’ordre :

  • 1. l’en-tête = nom, titre, qualité ou adresse de la personne physique ou morale qui émet le document ou dont l’auteur du document est un agent
  • 2. le titre = nom du document. Il renvoie soit à la forme du document (par exemple, contrat) soit à l’action accomplie par celui-ci (par exemple, accord, prestation de serment)
  • 3. la date = lieu (date de lieu) ou moment (date de temps) de l’établissement et/ou de l’émission du document et/ou de l’action que le document concerne
  • 4. la suscription = mention du nom de l’auteur du document et/ou de l’action (par exemple, « Moi, Paul Dupont, déclare… » ou « Paul Dupont, représentant la première partie »). Dans la correspondance, la suscription prend souvent la forme de l’en-tête.
  • 5. l’adresse = nom, titre et adresse du destinataire du document et/ou de l’action
  • 6. le salut = une formule d’appel (par exemple, « Cher Monsieur »)
  • 7. l’objet = mention indiquant ce dont traite le document
  • 8. le préambule = partie du texte du document exprimant la motivation de l’action, ou les principes éthiques ou juridiques l’inspirant, ou les articles de loi sur lesquels l’action est basée
  • 9. l’exposé des motifs = partie du texte du document où sont indiquées les circonstances concrètes et immédiates ayant motivé le document et/ou l’action
  • 10. le dispositif = expression de la volonté ou de l’opinion de l’auteur
  • 11. l’apprécation = formule exprimant l’ordre que le contenu du document se réalise
  • 12. la salutation finale = brève formule de politesse par laquelle s’achève le document et pouvant notamment exprimer le respect
  • 13. la validation = souscription des personnes ayant participé à l’émission du document (c’est-à-dire, l’auteur, le rédacteur, le contresignataire, et/ou les témoins). Elle peut prendre ou non la forme d’une signature.
  • 14. la titulature du signataire = titre et qualité du/des souscripteur(s)
  • 15. les mentions hors-teneur = initiales des personnes ayant dactylographié le texte, mention des pièces annexes, indication que des copies du document sont transmises à d’autres personnes11.

D’autres éléments de la structuration du document sont spécifiques à certaines formes de documents et contribuent à leur identification en étant nécessaires à leur complétude. Ce sont :

  • 16. l’invocation = mention du pouvoir supérieur au nom de qui le type d’action est conduit (par exemple, « au nom de la loi »)
  • 17. la formule de perpétuité = phrase par laquelle on déclare que les droits créés par le document ne sont pas circonscrits dans le temps
  • 18. la notification = formule indiquant que la teneur du document est rendue publique (par exemple, « À tous ceux que ces présentes lettres verront… » dans les lettres patentes 12)
  • 19. la corroboration = énoncé des moyens utilisés pour valider le document et garantir son authenticité
  • 20. la clause injonctive = expression de l’obligation pour tous les acteurs concernés de se conformer à la volonté de l’auteur
  • 21. la clause prohibitive = expression de l’interdiction d’enfreindre les dispositions du document ou de s’y opposer
  • 22. la clause dérogatoire = expression de l’obligation de respecter les dispositions du document en dépit d’ordres ou décisions contraires, oppositions, appels ou dispositions antérieures
  • 23. la clause d’exception = expression des situations, conditions ou personnes dispensées de respecter les dispositions du document
  • 24. la clause d’obligation = expression de l’obligation des parties de respecter l’acte pour elles-mêmes et pour leurs successeurs ou descendants
  • 25. la clause de renonciation = expression du consentement à renoncer à un droit ou une revendication
  • 26. la clause pénale = menace de sanction si les dispositions du document ne sont pas respectées
  • 27. la clause de récompense = expression de la promesse d’une récompense si les dispositions du document sont respectées.

Les éléments de structuration du contenu requis pour qu’un document soit complet sont :

  • la date (pour identifier le contexte de lieu et de temps)
  • la suscription ou validation (identification de l’auteur)
  • l’adresse (identification du destinataire)
  • le dispositif (identification de l’action)

Avec les documents non textuels, c’est-à-dire les documents graphiques ou les images, les éléments requis de structuration du contenu sont :

  • la date
  • la suscription ou autre marque de validation
  • l’adresse
  • le titre ou objet (identification du contenu)

Le dispositif est représenté par des graphiques ou des images13.

En plus de ceux-ci, d’autres éléments de structuration du contenu sont requis dans chaque système juridique pour chaque forme de document donnée.

Additions14= ajouts apportés au contenu du document après son établissement. Elles peuvent être classées en différentes catégories en fonction de la phase de traitement de l’affaire au cours de laquelle elles ont été apportées :

  • Additions visant à la formalisation :
    • l’authentification = reconnaissance expresse et légale qu’un document ou la/les signature(s) qu’il comporte sont ce qu’ils prétendent être (spécifique à certaines formes de documents)
    • l’enregistrement = référence à une transcription du document faite dans un registre par un bureau d’ordre différent de celui qui a produit le document (spécifique à certaines formes de documents)
  • Additions sur le document suite au traitement de l’affaire en question :
    • les instructions = consignes de transmission, sort final, classement, etc.
    • les dates d’auditions ou de lectures
    • les signes en marge du texte = annotations ajoutées par le lecteur, comme les marques, les points d’interrogation, etc.
  • Additions relatives à la gestion documentaire :
    • la date de réception = date d’arrivée du document
    • le numéro d’enregistrement = numéro consécutif attribué aux documents entrants et sortants en utilisant le système d’enregistrement
    • le code de classement = code qui identifie un document par rapport à d’autres dans les services qui le reçoivent et/ou le produisent
    • les renvois = indication du code de classement des dossiers associés
    • le nom du récepteur = nom du bureau ou de l’individu récepteur (généralement apposé par un tampon)

Les additions requises pour qu’un document soit complet dépendent entièrement du contexte de production.

Modèle 3
Qu’est-ce qu’un document d’archives fiable dans l’environnement traditionnel ?

DOCUMENT D’ARCHIVES FIABLE15 = un document digne de confiance. Cette qualité est conférée à un document par son degré de complétude et le degré de contrôle sur sa procédure de création et/ou la fiabilité de son auteur. La fiabilité d’un document n’est pas tributaire du mode de transmission, ni de la forme ou de l’état de cette transmission.

Complétude = voir le modèle « Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans l’environnement traditionnel ? »

Procédure de création = procédure gouvernant l’élaboration du document et/ou sa participation à l’acte

Fiabilité de l’auteur = compétence de l’auteur pour émettre le document en question et/ou degré de confiance que l’on peut accorder à l’auteur. Celle-ci peut être assurée en :

  • 1. limitant à certaines personnes la capacité de générer certains documents
  • 2. exigeant des signatures
  • 3. précisant seulement la partie du fait dont l’auteur est responsable
  • 4. augmentant le nombre d’auteurs qui rendent compte du même fait
  • 5. faisant en sorte que le même document ait plusieurs finalités et serve à plusieurs utilisateurs

Mode de transmission = méthode par laquelle un document est communiqué (par exemple, de la main à la main, par courrier ordinaire, par télécopieur, en le classant et en le conservant)

Forme de transmission = forme du document lorsqu’il est produit ou reçu

État de transmission = renvoie à trois attributs qui sont la qualité d’être le premier (dans le temps), la complétude et l’effectivité (c’est-à-dire, capacité d’accomplir la finalité pour laquelle il a été créé) d’un document lorsqu’il est pris en charge après avoir été produit ou reçu. On distingue trois états de transmission : état préparatoire, original et copie

État préparatoire = version temporaire d’un document, produite en vue d’être corrigée

Original = premier document complet et effectif. Il est possible d’avoir plusieurs originaux = documents contemporains complets et effectifs, comme dans le cas d’obligations réciproques, de destinataires multiples ou pour des besoins de sécurité.

Copie = reproduction d’un document quel que soit son état de transmission. On distingue plusieurs types de copies :

  • la copie informe = transcription du contenu du document16
  • la copie figurée = reproduction de la forme et du contenu du document
  • le pseudo-orignal = copie figurée réalisée dans l’intention de tromper
  • le duplicata = document complet et effectif, qui n’est pas le premier créé
  • la copie authentique = copie établie par un agent habilité à le faire17
  • les copies insérées ou encarts = documents intégralement ou partiellement cités ou reportés dans des documents ultérieurs afin de renouveler leurs effets ou parce qu’ils constituent un précédent ou servent de référence.

Si l’on peut présumer qu’une copie authentique est plus fiable qu’une copie informe, il faut souligner que c’est en raison du degré de contrôle sur la procédure de création, et non de l’état de transmission. De fait, une copie authentique est aussi fiable que le document qu’elle reproduit.

Procédure = ensemble des règles écrites ou non écrites qui définissent la séquence formelle d’étapes, stades ou phases à suivre en vue d’accomplir une activité. Il convient de distinguer procédure et processus = suite d’activités entreprises en vue d’accomplir chaque étape formelle d’une procédure (les processus peuvent créer des documents, qui ne seront pas fiables parce que ce qui caractérise un processus est sa spontanéité et son absence de règles).

Un document est aussi fiable que la procédure à laquelle il participe.

Procédure fiable = procédure comportant des phases requises, dont chacune est contrôlée et possède sa propre finalité. Une procédure comporte généralement six phases :

  • le déclenchement = actions qui enclenchent la procédure
  • l’enquête = actions qui doivent permettre de recueillir les informations en vue de la décision
  • la consultation = recueil des opinions et des avis
  • la délibération = la prise de décision
  • le contrôle de la délibération = contrôle de la forme et du contenu de la décision exercé par des personnes qui n’y sont pas impliquées
  • la formalisation = actions conférant un caractère officiel à la transaction (validation, communication, notification, publication).

Sur ces six phases, les phases nécessaires pour chaque procédure sont :

  • le déclenchement
  • la délibération
  • la formalisation (dans cette phase, l’élément nécessaire pour la fiabilité est la validation = conférer au document les caractères internes ou externes qui le rendent effectif, comme par exemple une signature, un sceau, un tampon ou un cachet)

Le nombre et le type de phases varient d’une procédure à l’autre. Il n’en demeure pas moins que pour qu’une procédure soit fiable, les phases doivent en être identifiables conformément à la grille ci-dessus, expressément réglementées et contrôlées.

Les documents créés au cours d’une procédure entretiennent certains types de relations avec les actions auxquelles ils participent. On distingue quatre types de relations, qui génèrent quatre catégories de documents :

  • dispositifs = documents qui confèrent existence à un fait
  • probatoires = documents qui en témoignant d’une action déjà réalisée font preuve
  • à l’appui = documents qui fournissent un support écrit à une activité
  • narratifs = documents produits dans le cours d’activités non juridiques

Les documents dispositifs et les documents probatoires sont ceux dont la forme écrite est requise par le système juridique18. Les documents à l’appui et les documents narratifs sont ceux dont la forme écrite est facultative. Il s’ensuit que, pour être fiables, les documents dispositifs et les documents probatoires doivent être complets au sens de règles formalisées, alors que la fiabilité des documents à l’appui et des documents narratifs ne peut qu’être évaluée sur la base de leur complétude (voir les conditions requises minimales pour la complétude dans le modèle « Qu’est-ce qu’un document d’archives complet dans un environnement traditionnel ? »), de la fiabilité de leurs auteurs et de leur contexte d’utilisation (c’est-à-dire, les circonstances dans lesquelles le document est réellement utilisé, y compris les raisons de cette utilisation), tel que manifesté par leurs relations avec les autres documents des ensembles auxquels ils appartiennent.

Chaque phase procédurale se caractérise par la prépondérance d’un des types de documents mentionnés ci-dessus. Par exemple, dans la phase de formalisation, ce sont les documents dispositifs qui prédominent.

Conclusion

Le contexte d’utilisation d’un document est exprimé par ses additions. Celles-ci représentent une conjonction d’éléments de forme intellectuelle et d’éléments de procédure, car les additions sont des composants de la forme intellectuelle ajoutés au cours de la procédure de création. Elles sont donc une passerelle entre la complétude du document et le contrôle procédural de sa création. D’où il s’ensuit qu’un document fiable, qu’il soit dispositif, probatoire, à l’appui ou narratif, doit comprendre dans sa forme intellectuelle au moins les additions suivantes :

  • 1. le nom du récepteur = service ou individu qui reçoit le document
  • 2. la date de réception = (voir modèle 2)
  • 3. le code de classement = (voir modèle 2)

D’autres additions sont généralement requises par le système juridique ou le contexte organisationnel.

Modèle 4
Qu’est-ce qu’un document d’archives authentique dans l’environnement traditionnel ?

DOCUMENT D’ARCHIVES AUTHENTIQUE = un document d’archives dont la sincérité peut être établie19. L’authenticité est conférée à un document par son mode, sa forme et/ou son état de transmission, et/ou la manière dont il est conservé et archivé. En d’autres termes, un document authentique est un document dont la sincérité peut être présumée sur la base d’un ou plusieurs des éléments suivants : mode, forme et état de transmission, et manière dont il est conservé et archivé. Alors qu’un document fiable est un document dont le contenu est digne de confiance, un document authentique est un document dont la provenance est digne de foi.

Sincérité = qualité d’un document qui est réellement ce qu’il prétend être

Mode de transmission = méthode par laquelle un document est communiqué à travers l’espace ou le temps.

Conditions requises :

  • sécurité = contrôle des procédures de collecte, livraison, réception, diffusion et versement du document, des personnes qui accomplissent ces procédures et des instruments ou des moyens utilisés pour les accomplir :
    • identification des livreurs, et des transporteurs terrestres et aériens
    • identification des bureaux de courrier et des employés au courrier
    • identification des machines de timbrage et de transmission
    • procédures pour la collecte des documents auprès des services producteurs
    • procédures pour le classement et/ou l’enregistrement des documents sortants
    • procédures pour le timbrage et la prise en charge des documents par le transporteur
    • procédures pour l’horodatage, le classement et/ou l’enregistrement des documents entrants
    • procédures pour la diffusion des documents entrants
    • procédures pour l’archivage des copies des documents sortants, documents entrants et documents produits en interne (après horodatage, classement et/ou enregistrement)

Forme de transmission = forme du document lorsqu’il est produit ou reçu.

Conditions requises :

  • présence d’un ou plusieurs caractères internes ou externes suivants :
    • filigranes
    • sceaux
    • cachets
    • signes de validation
    • tampons
    • clause d’enregistrement
    • clause d’authentification
    • numéro d’enregistrement
    • numéro de classement
    • en-tête ou suscription
    • date (de temps et de lieu)
    • destinataire
    • corroboration
    • validations

Traditionnellement, le type de support, son format et sa composition chimique, ainsi que le type, la couleur et la composition de l’encre, ont été utilisés comme moyens d’authentification des documents. Alors que ces caractéristiques de forme sont apportées aux documents au cours de leur élaboration, et non de leur transmission ou de leur conservation, leur but explicite est de faciliter une authentification future. Il convient également de noter que certains caractères de forme, comme la validation, contribuent autant à la fiabilité qu’à l’authenticité.

État de transmission : renvoie à trois attributs qui sont la qualité d’être le premier (dans le temps), la complétude et l’effectivité (c’est-à-dire, capacité d’accomplir la finalité pour laquelle il a été créé) d’un document lorsqu’il est pris en charge après avoir été produit ou reçu.

Conditions requises :

  • la sincérité est présumée pour
    • les originaux
    • les duplicata
    • les copies authentiques
    • les copies insérées contenues dans les originaux, les duplicata et les copies authentiques

Manière de conserver et d’archiver = façon dont un document est maintenu par son producteur et/ou successeur légitime.

Conditions requises :

  • sécurité = contrôle des procédures d’identification, classement, extraction et accès, stockage, sort final, transfert, préservation et conservation du document, des personnes qui accomplissent ces procédures et des instruments et moyens utilisés pour les accomplir :
    • existence d’un bureau de gestion des documents dûment autorisé et d’archivistes
    • existence d’un système de records management comprenant
      • une politique écrite d’archivage
      • une procédure écrite d’archivage
      • un système intégré de classement/tri/élimination
      • un système d’enregistrement (facultatif)
      • un système de recherche et d’accès contrôlé
      • un système d’audit
      • des technologies de documents sécurisées
      • des équipements et des fournitures pour le stockage des documents
      • un lieu de conservation sécurisé et adapté
      • des conditions climatiques contrôlées
    • existence de procédures appropriées de versement au successeur légitime
    • existence de procédures appropriées de conservation
      • un bâtiment sécurisé et aux conditions climatiques contrôlées
      • des garanties de surveillance des archives ininterrompues dans le temps
      • des archivistes formellement habilités et professionnellement qualifiés
      • un système d’instruments de recherche
      • un système contrôlé et sécurisé pour la consultation des documents
      • un système de traçage, un système de localisation

Un document qui n’est pas authentique peut être prouvé sincère par le témoignage d’experts ou par des témoins présents lors de sa création mais ne peut être présumé tel par lui-même.

Modèle 5
Quand un document d’archives est-il produit dans l’environnement électronique ?

Les conditions nécessaires et suffisantes pour qu’un document d’archives soit produit (créé ou reçu) sont :

  • le support
  • le contenu (faits ou informations)
  • la forme
  • les acteurs (auteur, rédacteur, destinataire et producteur)
  • les actions
  • le lien archivistique

Implicitement, pour qu’un document d’archives soit créé, il faut également :

  • l’intention de transmettre
  • la capacité à être transmis
  • la lisibilité au stade de création par le destinataire
  • l’intelligibilité au stade de création par le destinataire

Implicitement, pour qu’un document soit reçu il faut en outre :

  • la réussite de la transmission
  • la lisibilité à la réception
  • l’intelligibilité à la réception

PROPOSITION : pour qu’un document d’archives électronique soit produit (créé ou reçu), les conditions suivantes sont requises.

  • 1. support

L’entité doit être sauvegardée sur un support (un disque dur, une disquette, etc.), une fois créée ou reçue.

  • 2. contenu

L’entité doit être porteuse de faits ou d’informations. Cela signifie que les documents dits virtuels, ont un contenu constitué des informations à partir desquelles ces documents sont créés. Si ces entités virtuelles remplissent toutes les autres conditions nécessaires et suffisantes, elles constituent des documents d’archives. Le même raisonnement s’applique aux métadonnées.

  • 3. forme

L’entité doit avoir une forme lisible et intelligible. La forme étant prise par le contenu attaché au support, il s’ensuit que la forme matérielle et intellectuelle est stable au moment de la création. (Des éléments de forme spécifiques sont requis pour qu’un document soit complet, fiable ou authentique – voir modèles 6, 7 et 8 ).

  • 4. acteurs

L’entité doit avoir un auteur, un rédacteur ou un expéditeur, un destinataire et un producteur. Faut-il que ces acteurs soient des personnes physiques ? Non. Faut-il que ces acteurs soient des personnes juridiques ? Pas tous, seulement l’auteur et/ou le producteur. Ces derniers doivent être reconnus par le système juridique comme ayant la capacité d’agir, c’est-à-dire ayant une volonté qui peut créer, maintenir, modifier ou mettre un terme à des situations. Par exemple, si un système expert prenait des décisions capables de générer des conséquences reconnues comme telles par le système juridique, il devrait être considéré comme une personne morale. En revanche, une base de données, ainsi d’un système d’information géographique (SIG) par exemple, n’est pas une personne juridique, n’étant pas douée de volonté20.

  • 5. actions

L’entité doit être en lien direct avec une action. Autrement dit : elle doit servir à l’accomplissement d’une action (par exemple, une offre d’emploi envoyée par courriel), ou fournir la preuve d’une action déjà accomplie (par exemple, le compte rendu d’un entretien d’embauche), ou fournir un support à une action (par exemple, la grille des questions de l’entretien) ou fournir des informations servant de base à l’action (par exemple, le C.V. du candidat). Les bases de données observationnelles, par exemple, ne contiennent pas de données ayant un lien direct avec l’action. Cependant, les entités extraites de telles bases de données peuvent entrer en relation directe avec l’action. (Cela nous épargne un examen des bases de données élément à élément.)

  • 6. lien archivistique

L’entité doit faire partie de l’ensemble des documents produits ou reçus dans le cours des activités de son producteur. Cela implique que l’entité a des relations établies stables et uniques avec ces documents. Ces relations surviennent lorsque l’entité est sélectionnée pour être utilisée (par exemple, rangée dans un répertoire, dans un dossier courriel, enregistrée, classée, etc.).

  • 7. transmission

L’entité doit être créée dans l’intention et avec la capacité d’être communiquée.

Pour qu’une entité donnée puisse être considérée comme un document, il faut qu’elle remplisse les conditions requises exposées ci-dessus. C’est un point fondamental. Par exemple, si un individu fait une requête dans une base de données et obtient une « réponse », la requête et la réponse (qui ont de toute évidence été transmises) ne pourront être considérées comme des documents que si leur contenu est sauvegardé par cette personne sur un support, dans un format lisible et intelligible, et lié par un lien archivistique (c’est-à-dire, en les sauvegardant dans le bon dossier, ou en leur assignant un code de classement ou d’enregistrement) à l’activité spécifique qu’elles étaient censées soutenir. Dans cet exemple, l’action est accomplie dans sa totalité par la personne qui envoie la requête et récupère la réponse, qui serait donc l’auteur, le rédacteur, le destinataire et le producteur du/des document(s) en question. L’action (extraire des informations) ne peut pas être considérée comme une transaction parce qu’elle n’est pas vouée à modifier, maintenir, mettre fin à ou créer des relations ou des situations entre deux personnes ou davantage, une seule personne étant impliquée.

Modèle 6
Quand un document d’archives complet est-il produit dans l’environnement électronique ?

Les éléments de forme intellectuelle nécessaires et suffisants pour qu’un document textuel traditionnel soit complet sont :

  • la date (temps et lieu)
  • la suscription ou validation (nom ou signature de l’auteur)
  • l’adresse (nom du destinataire)
  • le dispositif (action)

Les éléments de forme intellectuelle nécessaires et suffisants pour qu’un document non textuel traditionnel soit complet sont :

  • la date
  • la suscription ou validation
  • l’adresse
  • le titre et/ou objet (identification du contenu)
  • le dispositif (l’image, le graphique, les chiffres, etc.)

PROPOSITION : pour qu’un document électronique soit complet, des éléments de forme comparables à ceux requis pour les documents traditionnels sont nécessaires mais ils ne sont pas toujours suffisants.

Documents textuels sous forme électronique
  • date

Le document doit avoir une date parce que la mention de la date et du lieu de création du document incarne la relation entre son auteur/rédacteur et le fait/l’action en question, et que cette relation fait partie intégrante du document. Dans le cas des documents traditionnels, la date est généralement portée sur le document au début de son élaboration, et elle apparaît dans le haut ou le bas de celui-ci. Avec les documents électroniques, le système ajoute généralement automatiquement la date aux messages électroniques, lorsque ceux-ci passent par la mémoire tampon, c’est-à-dire après que leur compilation est terminée et que l’instruction de transmission a été donnée. La date apparaît sur la première ligne de l’en-tête, et comporte le jour et l’heure de réception du message en plus du jour et de l’heure d’envoi, mais pas le lieu. Avec d’autres applications électroniques, le jour et l’heure sont ajoutés par le système21 si celui-ci a la capacité de contrôler la « version » des documents qui transitent par lui, ou sont portés par l’auteur/expéditeur lorsque le document est achevé.

Par conséquent, les documents d’archives électroniques doivent comporter deux dates : la date de transmission (à un destinataire interne et/ou externe) et la date de réception. Qui plus est, la « mention de lieu » (mention du lieu où le document est produit et/ou d’où il est transmis) est également nécessaire pour qu’un document soit complet.

  • suscription ou validation

Le document doit comporter le nom de l’auteur parce que cet élément détermine qui a la responsabilité de son contenu. Avec les documents traditionnels, le nom de l’auteur peut apparaître dans l’en-tête, les premiers mots du texte (suscription) et/ou au bas du document sous la forme d’une signature, d’un symbole ou d’un cachet (validation). La signature ou son équivalent atteste que le document est adéquat et cette validation devient le fait le plus important concernant le document. Dans le cas des documents électroniques, le nom de la personne qui émet le document (pas nécessairement son auteur) est généralement ajouté automatiquement aux messages par le système électronique, après que leur élaboration est terminée et que l’instruction de transmission a été donnée. Le seul élément de forme intellectuelle qu’un système électronique de documents puisse inclure automatiquement est l’adresse électronique depuis laquelle un message est envoyé. Cette adresse peut être celle de l’auteur/rédacteur du message ou celle de son expéditeur (que cette personne en ait conscience ou non). Juridiquement22, la personne dont on a utilisé l’adresse électronique pour expédier le message est son auteur et rédacteur, à moins qu’une validation, par exemple un sceau électronique, ne soit jointe au document qui démontrerait sans équivoque qui est son auteur/rédacteur. La souscription (c’est-à-dire la mention du nom de l’auteur/rédacteur à la fin du document) ne doit pas être considérée comme une validation, n’importe qui pouvant saisir n’importe quel nom. En apparaissant automatiquement dans l’en-tête du message, le nom de la personne titulaire de l’adresse d’expédition véhicule une certaine autorité et peut par conséquent être comparé à un en-tête, mais il ne peut jamais avoir une fonction de validation.

Par conséquent, avec les documents d’archives électroniques, la validation de l’auteur et un en-tête indiquant le nom de l’expéditeur sont nécessaires à la complétude. (Si la sécurité est telle que seul le détenteur de l’adresse électronique, c’est-à-dire l’expéditeur, peut avoir accès à cette adresse pour envoyer des messages, alors, l’en-tête acquiert bien une fonction de suscription mais jamais une fonction de validation.)

  • adresse

Le document doit comporter le nom du destinataire parce que, pour exister, le document doit être représenté, c’est-à-dire, transmis ou destiné à être transmis à quelqu’un. Dans le cas des documents traditionnels, le nom du destinataire est généralement porté dans la partie initiale du document, alors que le nom des personnes à qui le document est envoyé en copie (récepteurs) est mentionné dans une section distincte, généralement en fin de document. Pour ce qui est des documents électroniques, le nom du ou des destinataire(s) est généralement indiqué dans l’en-tête des messages électroniques tout comme le nom des personnes en copie. Toutefois, lorsqu’un message est transmis à une liste de destinataires et/ou de personnes en copie qui sont enregistrés dans le système électronique, cette liste n’apparaît pas toujours dans l’en-tête du document.

Par conséquent, pour qu’un document d’archives électroniques soit complet, il doit comporter le nom de tous les destinataires et de tous les récepteurs, en veillant à ce que chaque groupe soit formellement différencié. (Alors que les noms des destinataires doivent figurer dans le corps du document, c’est-à-dire constituer un caractère interne, les noms des récepteurs peuvent être simplement liés au document par un lien qui constitue un caractère externe, qui appartiendrait alors à la catégorie des « additions ».)

  • dispositif

Le document doit comporter le dispositif, c’est-à-dire, l’expression de la volonté ou de l’opinion de l’auteur, car c’est la raison pour laquelle le document est créé. Dans les documents traditionnels, le dispositif est généralement introduit par un verbe propre à communiquer la nature de l’action et la fonction du document. Il en va de même pour les documents électroniques.

Par conséquent, pour qu’un document d’archives électroniques soit complet, il doit comporter un message exprimant la volonté ou l’opinion de son auteur.

Documents non textuels sous forme électronique
  • date

Comme pour les documents textuels sous forme électronique, les dates de temps et de lieu sont nécessaires pour qu’un document non textuel soit complet.

  • suscription ou validation

Comme pour les documents textuels sous forme électronique, un en-tête et la validation de l’auteur sont tous deux nécessaires pour qu’un document électronique non textuel soit complet.

  • adresse

Comme pour les documents électroniques textuels, le nom de tous les destinataires doit être porté dans chaque document électronique non textuel pour qu’il soit complet, alors qu’il suffit que les noms des personnes en copie y soient associés.

  • titre et/ou objet

Le document doit comporter un titre indiquant son nom, et/ou un objet décrivant son contenu. Le titre ou l’objet doivent comporter la date de l’événement, du fait ou de l’action représentés si celle-ci est différente de la date du document. Alors que les documents traditionnels non textuels n’ont pas toujours de titre ou d’objet, les documents non textuels sous forme électronique, comme les documents textuels, comportent toujours un titre d’une ligne (généralement appelé « nom du fichier ») qui traduit souvent l’objet du document. Ce n’est suffisant ni pour les documents textuels ni pour les documents non textuels.

Par conséquent, pour que des documents d’archives électroniques textuels et non textuels soient complets, ils doivent avoir un titre et/ou un objet décrivant correctement le document et ce dont il traite.

  • dispositif

Le dispositif des documents non textuels est représenté par les graphiques ou les images contenus dans le document.

Conclusion

Tous les documents d’archives électroniques complets, qu’ils soient textuels ou non textuels, doivent comporter les éléments de forme intellectuelle suivants :

  • la date de temps (de la transmission et de la réception)
  • la mention de lieu
  • l’en-tête (adresse de l’expéditeur)
  • la validation (nom de l’auteur/rédacteur)
  • le(s) destinataire(s)
  • le(s) récepteur(s) (nom des personnes en copie)
  • le titre ou objet
  • le dispositif
Modèle 7
Comment un document d’archives fiable est-il produit dans l’environnement électronique ?

La fiabilité de tout document dépend de son degré de complétude, du degré de contrôle exercé sur sa procédure de production et/ou de la fiabilité de son auteur.

Un document peut être considéré comme complet lorsqu’il comporte les huit éléments requis de forme intellectuelle23.

Cependant, pour que le document soit fiable, certains de ces éléments, avec d’autres, doivent également être présents en annexe au document, dans ce qu’on appelle le profil du document. Dans le cas d’un document électronique, le profil est un conteneur de toutes les additions mais aussi de certains éléments de forme intellectuelle, à savoir :

  • tout document créé, pour être considéré comme complet et transmis en interne, doit comporter dans son profil de document :
    • la date
    • l’heure
    • l’auteur
    • le destinataire
    • l’objet
  • tout document reçu de l’extérieur, pour être classé ou transmis à nouveau, doit comporter dans son profil de document :
    • la date de réception
    • l’heure de réception
    • la date de retransmission
    • l’heure de retransmission
    • l’auteur
    • le destinataire
    • le code de classement
    • le numéro d’enregistrement (le cas échéant)

Les éléments relatifs au contrôle de la procédure de production qui ont été identifiés pour les documents traditionnels sont :

  • les dispositions expresses de trois phases procédurales, à savoir, le déclenchement, la délibération et la formalisation, et
  • l’ajout au document d’au moins trois additions, à savoir, le nom du récepteur, la date de réception et le code de classement.

Dans le cas des documents électroniques, la seconde des conditions requises ci-dessus est satisfaite par le profil de document, alors que la première doit être précédée d’une série d’autres contrôles, à savoir :

  • identification des réseaux de communication, du système électronique de documents et des logiciels qui seront utilisés
  • identification des utilisateurs du système d’information et de leurs droits individuels au sein du système sur la base de la compétence administrative de chacun d’eux et de l’organisation de leur travail
  • définition au sein du système des limites de l’espace partagé, de l’espace groupe et de l’espace individuel
    • espace partagé = partie du système accessible à tous les membres de l’organisation, gérée conformément à des règles établies de gestion et d’archivage des documents par le personnel compétent, et qui contient le plan de classement de l’organisation, y compris les liens avec des documents associés sur d’autres supports. La caractéristique fondamentale de l’espace général est que tout document ayant franchi ses frontières ne pourra plus être manipulé.
    • espace groupe = partie du système accessible à tous les individus qui partagent la même compétence, horizontalement ou verticalement, de façon temporaire ou permanente. C’est l’espace qui contient de nombreuses ébauches du même document, des commentaires, des remarques, etc.
    • espace individuel = partie du système qui n’est accessible qu’à des membres individuels de l’organisation. L’espace individuel au sein du système de documents de l’organisation ne doit pas être confondu avec l’espace personnel, privé, de l’individu, qui doit avoir une adresse électronique distincte. L’espace privé n’est pas nécessairement du domaine de l’organisation.
  • identification d’un moyen sécurisé d’accéder au système, tel que cartes magnétiques, empreinte vocale, empreintes digitales, etc.

En outre, il est essentiel de distinguer, au sein de chaque contexte de création, les procédures qui peuvent être incorporées aux systèmes électroniques en tant que processus de travail automatisés et celles qui peuvent seulement être réglementées par un code de procédure externe au système électronique. L’une ou l’autre méthode de contrôle des procédures, ou les deux, peuvent être utilisées en vue de garantir la fiabilité.

Comme indiqué précédemment, le profil de document peut être utilisé comme instrument premier pour rendre un document fiable. Un instrument complémentaire est constitué par les métadonnées, c’est-à-dire les données sur la production et l’utilisation des documents au sein du système, qui sont générées et conservées automatiquement par le système et transparentes pour l’utilisateur.

Les éléments relatifs à la fiabilité de l’auteur sont des éléments procéduraux, qui, dans les documents traditionnels, s’expriment par la signature de l’auteur.

Dans le cas des documents électroniques, les éléments procéduraux qui garantissent la fiabilité de l’auteur sont à rechercher en priorité dans le contrôle de l’accès des utilisateurs, comme indiqué plus haut. Le contrôle est exercé en limitant et en identifiant les personnes qui peuvent accéder au système, et, une fois à l’intérieur de celui-ci, qui peut lire quoi, qui peut interagir avec quoi et comment, etc. Ce contrôle est également exercé en dotant le système de fonctionnalités lui permettant de conserver un historique des utilisations qui en sont faites.

Comme on l’a vu, lorsque des procédures de contrôle de la production sont en place, le contrôle de l’accès des utilisateurs à des applications données en est partie intégrante. Le contrôle de l’accès des utilisateurs a pour but de rendre les personnes compétentes pour les actions auxquelles participent les documents. Ces utilisateurs sont responsables de la production et du contenu de ces derniers. En effet, la fiabilité est liée à la compétence administrative pour l’action, et non à la sécurité, qui relève de l’authenticité.

Modèle 8
Comment l’authenticité d’un document d’archives électronique est-elle garantie et/ou prouvée ?

L’authenticité est conférée à un document par son mode, sa forme et/ou son état de transmission, et/ou la manière dont il est archivé et conservé.

Dans les systèmes électroniques, tout comme dans les systèmes de documents traditionnels, l’authenticité est assurée par la mise en œuvre de procédures administratives sophistiquées, l’utilisation d’instruments techniques difficiles à reproduire et l’installation de systèmes de sécurité.

Mode de transmission

La méthode par laquelle un document est communiqué à travers l’espace ou le temps doit être sécurisée pour que soit garantie l’authenticité du document. Cette sécurité peut être obtenue comme suit :

  • formalisation des circonstances et de la manière de transmettre les documents d’un espace à un autre automatiquement ou manuellement, et de recevoir les documents de l’extérieur dans les espaces du système de l’organisation
  • inclusion dans le système d’une fonctionnalité d’historique qui garde une trace de toutes les transmissions (date, heure, acteurs, objet)

Forme de transmission

La forme que possède le document d’archives lorsqu’il est produit ou reçu peut aussi en garantir l’authenticité. Traditionnellement, l’authenticité repose sur des caractères internes ou externes comme les filigranes, les sceaux, etc. Dans l’environnement électronique,

  • tout document créé, pour être transmis à l’extérieur, doit être accompagné d’un profil de document qui doit comporter :
    • la date
    • l’heure
    • l’auteur
    • le destinataire
    • l’objet
    • le code de classement
    • le numéro d’enregistrement (le cas échéant)
    • la corroboration (indication de la protection utilisée)
  • tout document créé, pour être transmis de manière totalement sûre, doit être protégé par :
    • horodatage ou
    • sceau électronique

un moyen simple de doter un document de signes de validation difficiles à imiter est d’accompagner la souscription sur le document d’un dessin et/ou d’une devise que ne peuvent identifier que certaines personnes

État de transmission

L’authenticité se rattache à l’état de transmission dans la mesure où elle peut être présumée pour les originaux, les duplicata, les copies authentiques et les copies insérées contenues dans des originaux, des duplicata et des copies authentiques. Dès lors, pour les documents électroniques :

  • tout document reçu de l’extérieur doit être considéré comme un original à l’instant où il est physiquement stocké dans le système, étant le premier document complet à produire les effets pour lesquels il a été transmis. Pour protéger les caractéristiques de ce document original, il est essentiel de lui associer un profil de document complet avant que le document ne soit traité pour la transaction de l’affaire à laquelle il se rapporte, et de l’inclure dans les dossiers centraux de l’espace commun.
  • tout document transmis de l’espace individuel à l’espace groupe doit aussi être considéré comme un original.
  • la plupart des documents qui circulent dans l’espace de travail sont des brouillons, des états préparatoires. Pour qu’il soit possible de l’identifier, chaque état préparatoire doit être accompagné d’un profil de document indiquant la date, l’heure, l’auteur, le numéro de version, et toute autre donnée pertinente, comme par exemple le nom des autres personnes consultées à son sujet à l’extérieur de l’espace de travail. Sont également des documents les commentaires d’états préparatoires et ils doivent être considérés comme des originaux parce que chaque commentaire est en lui-même un document premier, complet et effectif. Cela signifie que chaque commentaire doit aussi avoir un profil de document comportant la date, l’heure, l’auteur et la référence à l’état préparatoire auquel il se rapporte, y compris son numéro de version. D’autres documents encore sont les duplicata des documents archivés, utilisés pour s’y reporter ou transmis au groupe pour prendre des décisions et agir. Chaque document final complet transmis à l’espace commun doit avoir un profil tel que défini ci-dessus ; il quitte l’espace groupe en tant que dernier état préparatoire et est reçu dans l’espace commun comme original. Cet original est ensuite protégé en ajoutant au profil un code de classement, etc. S’il est destiné à être transmis à l’extérieur, les mesures de protection mentionnées ci-dessus doivent être ajoutées ; dans le cas contraire, il peut être classé.
  • le cas des copies insérées soulève des difficultés spécifiques. Les copies insérées sont des documents intégralement cités (si textuels) ou reportés (s’il s’agit d’images ou de graphiques) dans des documents originaux postérieurs afin de renouveler leurs effets ou parce qu’ils constituent des précédents à des actions auxquelles les originaux ultérieurs se rapportent. Alors que l’authenticité du document contenant la copie insérée peut être garantie en utilisant l’une quelconque des mesures décrites plus haut ou une combinaison de celles-ci, l’authenticité de la copie insérée ne peut être garantie puisqu’elle dépend de la fiabilité de l’auteur du document qui la contient et de l’authenticité du document d’où elle provient.

Manière de conserver et d’archiver

Outre toutes les conditions requises identifiées pour les documents créés dans l’environnement traditionnel, il est nécessaire d’en établir de spécifiques pour la conservation et l’archivage sécurisés des documents d’archives électroniques, telles que :

  • compatibilité ascendante et descendante de la technologie retenue aux fins de conservation
  • programme pour faire des copies de sauvegarde des documents dans le système
  • programme permettant que les copies de conservation du document soient conservées dans un environnement adapté et physiquement sécurisé, alors que d’autres copies sont réservées à l’utilisation et facilement accessibles aux utilisateurs
  • programme pour authentifier les copies authentiques
  • système de recopie et/ou de migration périodiques

4. Liste descriptive des composants d’un document d’archives numérique selon la diplomatique contemporaine

Introduction

Dans la tradition diplomatique, qui s’attache à identifier les manifestations visibles des éléments documentaires, le document d’archives est un système de caractères externes et internes composé d’actions, qui fondent la création du document, d’acteurs qui concourent à son élaboration, de procédures, qui sont les moyens par lesquels les actions sont accomplies, et de la forme documentaire elle-même qui lie tous les éléments les uns aux autres.

Si l’on retrouve les mêmes groupes d’éléments dans les formes de documents électroniques, ils tendent à se manifester différemment et certains éléments nécessitent d’être complétés et étendus. Dans un environnement électronique, les caractères internes et externes se déclinent en huit composants fondamentaux du document d’archives électronique, à savoir : support, forme matérielle, forme intellectuelle, acteurs, action, contexte, lien archivistique et contenu. La liste descriptive ci-après des composants d’un document d’archives selon la diplomatique archivistique contemporaine définit et explique chacun de ces composants.

Sources

Duranti, Luciana, et MacNeil. Heather. « The Protection of the Integrity of Electronic Records : An Overview of the UBC-MAS Research Project ». Archivaria 42 (Fall 1996) : 46-67.

MacNeil, Heather. Trusting Records : Legal, Historical and Diplomatic Perspectives. Dordrecht : Kluwer, 2000.

Composants d’un document d’archives électronique
Composant Description
Support Le support d’un document d’archives est un élément matériel séparé de celui-ci, qui n’est pas censé véhiculer de sens et dont le seul but est de fournir un support au message. Bien que le document n’existe qu’une fois fixé sur un support, la neutralité du support est vitale pour la survie des documents électroniques parce que tous les supports conçus pour transporter des signaux magnétiques ou optiques ont une durée de vie très limitée, du fait non seulement de la détérioration des matériaux mais aussi et surtout de l’obsolescence de la technologie nécessaire pour les lire. La conservation des documents électroniques exige donc qu’ils soient reproduits de manière réitérée et continue. Si le support en tant que tel était porteur de sens, chaque reproduction ne serait qu’une simple transcription du contenu, avec une perte importante d’informations et d’autorité. Toutefois, parce que le support des documents électroniques n’est pas porteur de sens, chaque reproduction du document dans laquelle le seul composant qui change est le support peut être considérée comme un document complet et effectif identique à celui qu’elle reproduit.
Forme matérielle La forme matérielle est constituée par les attributs formels du document qui déterminent son apparence extérieure. Elle comprend l’écriture (police de caractère, format, encarts, couleurs, etc.), la langue, les signes spéciaux (symboles signalant l’existence de pièces jointes ou de commentaires, devises, emblèmes, etc.), les sceaux de tout type (signatures, horodatages, etc.), la configuration et l’architecture du système d’exploitation, l’architecture des documents électroniques, le logiciel, etc., c’est-à-dire, tous les éléments du contexte technologique qui déterminent l’apparence du document et la façon d’y accéder, et qui, dans les systèmes électroniques, sont généralement « transparents », ou invisibles, pour l’utilisateur (quel qu’il soit, auteur, destinataire ou autre). Parce que les éléments de la forme matérielle d’un document sont destinés à véhiculer du sens, toute modification de l’un d’eux générera un document nouveau et différent.
Forme intellectuelle La forme intellectuelle d’un document d’archives est la somme de ses attributs formels qui représentent et communiquent les éléments de l’action à laquelle il participe et de son contexte immédiat, tant documentaire qu’administratif. La forme intellectuelle des documents électroniques peut être divisée en trois parties : la « configuration de l’information » qui renvoie au type de représentation du contenu, texte, graphiques, son ou une combinaison de ceux-ci ; la « structuration du contenu » qui renvoie aux éléments du discours et à leur agencement, comme la date, le salut, l’exposé des motifs, etc. ; et les « additions » qui désignent les ajouts faits au document au cours de la phase de formalisation de la procédure (authentification des signatures par exemple), lors du traitement de l’affaire (mention « urgent » ou « faire suivre », date et nom de l’action engagée), au cours du développement de la procédure (indication des actions ultérieures ou de leurs résultats par exemple) ou au cours de la gestion documentaire (code de classement, numéro d’enregistrement par exemple). La structuration du contenu comporte essentiellement des éléments qui, dans les documents traditionnels, sont appelés « caractères internes ». Dans le cas de documents électroniques qui, au cours de leur transmission, franchissent des frontières électroniques, les plus importants de ces éléments, à savoir ceux qui renvoient aux acteurs, au contexte administratif et à l’action (par exemple, suscription, adresse, date du document, date de transmission, objet), sont dans l’en-tête du document (protocole) et non dans l’eschatocole. Lorsque la transmission des documents se fait sans franchir de frontières électroniques, il se peut que ces mêmes éléments soient mentionnés dans le contenu mais ils ne sont valides comme signes de validation de ce dont traite le document que s’ils apparaissent dans le profil de document.
Acteurs En ce qui concerne les acteurs concourant à l’élaboration des documents électroniques, la nécessité de contrôle dont est assorti ce type de documents impose une multiplication des personnes dont un archiviste/diplomatiste doit garder trace. Selon la diplomatique, bien que de nombreuses personnes puissent participer à la création d’un document (parmi lesquelles les témoins et les contresignataires), trois personnes seulement sont nécessaires à son existence : l’auteur (personne qui a autorité et qualité pour émettre le document ou au nom de qui ou sur l’ordre de qui le document a été émis), le destinataire (personne à qui le document est adressé ou destiné) et le rédacteur (personne ayant autorité et qualité pour composer le document). Toutefois, l’intégration des composants des documents traditionnels est telle que, une fois l’auteur, le destinataire et le rédacteur identifiés, le producteur et l’expéditeur sont évidents. Il n’en va pas de même avec les documents électroniques. Le producteur et l’expéditeur doivent être identifiés pour chaque document produit ou reçu et sélectionné en vue d’une action ultérieure ou à titre d’information, le producteur étant la personne qui produit le fonds d’archives auquel appartient le document, et l’expéditeur étant la personne qui possède l’adresse ou l’espace électroniques où le document a été généré (c’est-à-dire, à partir desquels le document est transmis ou dans lesquels le document est élaboré et clos). L’identification du producteur de tout document tient avant tout à des préoccupations de conservation sur le long terme. De fait, tant que les documents sont dans le système électronique où ils ont été produits, leur producteur est facilement identifiable comme la personne ayant autorité dans le système pour produire, recevoir et accumuler des documents dans la conduite de son activité. Mais lorsque les documents ne sont plus dans le système, leur emplacement sur un support de stockage et dans un espace de stockage donnés ne permet en rien d’identifier leur producteur. Dans un système idéal, l’identité du producteur d’un document serait révélée par un composant visuel, ou de présentation, joint comme addition à chaque pièce du document, un logo par exemple. Quant à l’identification de l’expéditeur de tout document, elle est nécessaire car cette personne peut être différente de l’auteur ou du rédacteur du document, en particulier lorsqu’un document a des auteurs multiples mais que l’un d’eux seulement est responsable de sa transmission : l’enjeu ici est celui de la prise de responsabilité. L’identité de l’expéditeur d’un document transmis sous forme électronique est indiquée dans l’en-tête du message, alors que celle de l’expéditeur d’un document qui ne franchit pas de frontière technologique est incluse par le système dans le profil de document et correspond au nom du propriétaire de l’espace individuel électronique dans lequel le document est fermé.
Action L’action est le composant central de tout document d’archives, quels que soient son support et sa forme. Une action peut être définie comme tout exercice de la volonté en vue de créer, modifier, maintenir ou mettre fin à des situations. Un type particulier d’action est la transaction, qui est une action entre deux personnes ou davantage, visant à modifier la relation qui existe entre elles. La relation entre un document et l’action à laquelle il participe est généralement révélée par la place que le document occupe dans le dossier ou la série de documents auxquels il est lié par un code de classement. Cette relation peut être de même nature que celle des documents traditionnels avec les actions juridiques : document dispositif (document dont la finalité est de conférer existence à un fait, dont les effets sont déterminés par l’écrit lui-même ; par exemple, les documents électroniques d’admission de patients à l’hôpital) ou document probatoire (le document est la preuve d’une action qui est achevée avant sa création ; par exemple, les listes électroniques des électeurs inscrits). Toutefois, la plupart des documents électroniques ont une fonction à l’appui de l’action à laquelle ils participent. Par exemple, un système d’information géographique (SIG), c’est-à-dire une base de données relationnelle qui présente des données organisées géographiquement, ne contient pas des documents d’archives mais des documents (information stockée sur un support d’une manière objectivée et organisée, conformément à des règles spécifiques de présentation) ; des informations (assemblage de données destiné à être communiqué, à travers le temps ou l’espace) ; ou des données (plus petite unité d’information signifiante). Toutefois, le SIG peut lui-même être considéré comme un document d’archives si sa fonction en tant que base de données est de soutenir une activité métier donnée (il possède tous les composants nécessaires d’un document d’archives lorsqu’il est considéré comme une unité), et il peut produire des documents qui, une fois extraits de son système et liés à d’autres documents d’action, deviennent des documents d’archives (par exemple, une représentation de la densité de la circulation routière à un endroit donné qui est jointe ou liée à un rapport contenant des recommandations pour la régulation de la circulation urbaine). Une autre proportion importante de documents d’archives électroniques a une fonction narrative, c’est-à-dire qu’ils ne se rattachent pas à une activité métier autrement qu’en étant l’expression de la façon dont les individus entreprennent et accomplissent des activités et prennent des décisions. Bien qu’ils soient en eux-mêmes des documents d’archives, ils se rattachent, contrairement aux autres types de documents, de manière indirecte à l’action. Les documents à l’appui et les documents narratifs sont des documents dont l’existence n’est pas requise par le système juridique mais qui sont générés par leur auteur comme bon lui semble.
Contexte Le contexte renvoie au cadre juridico-administratif dans lequel l’action a lieu. Quatre contextes sont pertinents tant pour les documents traditionnels que pour les documents électroniques : le contexte juridico-administratif (système légal et d’organisation auquel appartient l’organisme producteur), le contexte de provenance (l’organisme producteur, son mandat, sa structure et ses fonctions), le contexte procédural (la procédure dont le document procède) et le contexte documentaire (la structure interne du fonds d’archives dont le document fait partie). Ce dernier contexte représente la totalité de tous les liens archivistiques qui existent au sein du fonds d’un producteur. Bien qu’il soit de toute évidence impossible à un seul document de renseigner pleinement tous ces contextes, il est possible de fournir des indices et des pointeurs y renvoyant à travers les autres composants identifiés. Par exemple, le nom du producteur (identifié dans les acteurs) est un pointeur vers le contexte de provenance du document ; une addition, comme le code de classement (identifié dans le lien archivistique), est révélateur du contexte administratif, du contexte procédural et du contexte documentaire.
Lien archivistique Le lien archivistique désigne le lien qui unit chaque document d’archives au document précédent et au document suivant participant à la même activité. C’est un composant fondamental du document d’archives, les documents d’archives étant nécessairement composés de documents et de leurs relations. Le lien archivistique est originel (il naît lorsque le document est produit ou reçu), nécessaire (il existe pour tout document) et déterminé (il est caractérisé par la finalité du document). Dans le cas des documents d’archives traditionnels, ce lien est implicite dans leur classement matériel. Avec les documents d’archives électroniques, il est nécessaire de le rendre explicite. La formation du lien archivistique – qui naît conceptuellement au moment où le document est sélectionné et, ce faisant, détermine le moment de la production du document – peut être manifestée dans le code de classement assigné au document, qui le relie aux autres documents de la même série ou, dans le cas des documents entrants et sortants, dans le numéro d’enregistrement qui leur est assigné, qui les relie aux documents d’archives précédents et suivants, produits ou reçus par le producteur et traitant de la même affaire.
Contenu Le contenu renvoie au message que le document d’archives est censé véhiculer. Pour que le document existe, le contenu d’un document doit être fixe et stable. Cela implique que les documents dits « virtuels » ne peuvent être considérés comme des documents d’archives dans l’environnement électronique. Un document virtuel est constitué de pointeurs vers des données qui résident en divers endroits d’une base de données, ou dans plusieurs bases de données. Bien qu’il soit possible de visualiser sur un écran d’ordinateur le document résultant de l’assemblage de ces données dans une forme signifiante, il faut, pour que ce document existe en tant que tel, que ses composants soient effectivement unis d’une manière inextricable, c’est-à-dire que le contenu du document soit explicitement articulé dans une forme fixe. Il en va autrement des documents d’archives traditionnels, où un document constitué de pointeurs vers des informations contenues dans d’autres sources documentaires est un document d’archives à partir des sources utilisées pour produire un autre document d’archives. Dans le cas des documents électroniques, les pointeurs mènent à des données qui – étant contenues dans des bases de données qui, par nature, sont dynamiques – peuvent varier au cours du temps. Dès lors, un document virtuel n’est pas stable et pourra être dix documents différents en l’espace de dix minutes.

1 NdT : les parties relatives à la diplomatique médiévale et moderne ne sont pas traduites.
2 NdT : on remarque que cette définition est plus restrictive que la définition du terme « document » dans les vocabulaires et normes (un support, un contenu et une structure). Ici, on retrouve plutôt la définition de ce qu’on appelle en diplomatique un « acte écrit ».
3 NdT : il convient de noter qu’en droit civil, en particulièrement en droit français, « La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission » (art. 1316 C. civ. fr.).
4 NdT : sont visées ici non seulement les règles considérées comme sources du droit (législation, jurisprudence, doctrine et coutume), mais également toutes les normes contraignantes issues du droit naturel, de la morale, de la religion, ou d’autres modes de régulation. Voy. Duranti, Luciana. 1998. Diplomatics: new uses for an old science. Lanham, Md.: Society of American Archivists and Association of Canadian Archivists in association with Scarecrow Press, p. 61.
5 NdT : on remarquera ici, et cette remarque vaut pour l’ensemble de la traduction, que le mot « document d’archives » correspond au mot record (document engageant) et non au mot « archives » au sens du code du patrimoine.
6 NdT : dans le glossaire, le terme « contenu » a comme définition : « le message compris dans le corps d’un document d’archives ».
7 NdT : on constate une évolution certaine entre IP1 et IP2 car dans le glossaire accompagnant les travaux d’InterPARES 2, la définition est la suivante : « Personne ayant autorité et qualité pour composer le contenu du document d’archives ».
8 NdT : cette définition est moins précise que celle retenue dans le glossaire d’InterPARES.
9 NdT : il convient de noter qu’il n’est pas nécessairement question ici d’acte juridique ni de transaction tel que le droit l’entend. Ces termes doivent être compris au sens large, à l’instar de la notion de « système juridique » et de « système de règles ».
10 NdT : sur la notion de lien archivistique, voir ci-dessous et dans le glossaire.
11 NdT : de fait cette définition est un peu limitative. Cette notion renvoie aux renseignements, codés ou non, apposés sur le document par ceux qui ont participé à sa production, et indiquant avant expédition leur identité et la conformité de leur travail. Ces mentions à usage interne, une fois devenues systématiques, concourent à l’authentification du document.
12 NdT : les termes « Lettres patentes » et « Chartes » ne sont pas utilisés dans toute la francophonie car ce sont des termes de droit monarchique. Le Canada ayant été un pays monarchique, le terme « Lettres patentes » continue d’y être utilisé ; ce n’est plus le cas en France depuis 1792 mais la forme perdure. L’expression d’ « Acte constitutif » correspond mieux à la réalité contemporaine. (Gagnon-Arguin Louise, Typologie des documents des organisations, Presses de l’Université du Québec, 2011.)
13 NdT : le terme de dispositif a été volontairement élargi pour prendre en compte les représentations qui sont au cœur du document.
14 NdT : concept qui a particulièrement évolué au fil des travaux menés par InterPARES 2, voir notamment l’annexe 2, « Le concept de document d’archives dans les environnements interactifs, expérientiels et dynamiques ».
15 NdT : on retrouve les mêmes concepts dans l’ontologie établie pour les travaux menés par InterPARES 2 (voir l’annexe 22). Toutefois la notion « digne de confiance » sera élargie puisque celle-ci regroupe alors la fiabilité, l’authenticité et l’exactitude.
16 NdT : la transcription ne respecte pas la forme matérielle.
17 NdT : la copie authentique fait foi à l’égal de l’original.
18 NdT : rappelons que le système juridique est entendu ici comme l’ensemble des règles considérées comme sources du droit (législation, jurisprudence, doctrine et coutume), mais également toutes les normes contraignantes issues du droit naturel, de la morale, de la religion, ou d’autres modes de régulation. Voy. Duranti, Luciana. 1998. Diplomatics: new uses for an old science. Lanham, Md.: Society of American Archivists and Association of Canadian Archivists in association with Scarecrow Press, p. 61.
19 NdT : on constate un écart important entre cette définition et celle qui s’attachera à l’authenticité dans l’environnement numérique telle que la définira classiquement InterPares 2, à savoir que l’authenticité a deux composants qui sont l’identité et l’intégrité. Toutefois la définition de la sincérité telle qu’elle est donnée ici, sera reprise par la suite pour définir ce qu’est un document authentique.
20 NdT : on peut s’étonner du glissement suggéré ici de donner un statut de personne juridique à un acteur que serait un système expert.
21 NdT : par le biais de métadonnées.
22 NdT : il s’agit ici du point de vue de la common law. En droit belge et français, l’adresse d’expédition donne seulement un indice de l’auteur du message. Un courriel sans signature électronique n’est pas reconnu comme acte juridique par le droit belge ou français
23 Voir ci-dessous, « 4. Liste descriptive des composants d’un document d’archives numériques selon la diplomatique contemporaine »